La mala o buena gestión del tiempo es el resultado de tener unos u otros hábitos. Los hábitos son actos que repetimos constantemente, provenientes de decisiones tomadas en el pasado y que reproducimos sin tomar una decisión consciente acerca de ellos. Al tener automatizada nuestra conducta, no nos cuestionamos si nuestro comportamiento es el idóneo o no. No tenemos establecidos niveles de alerta que nos indiquen la conveniencia de cambiarlos. Los hábitos se pueden cambiar, para cambiarlos tengo que tomar conciencia sobre aquellos los hábitos que regulan mi comportamiento y diseñar un plan de cambio.
La descomposición de esta Actición® en Actitud y Acción es:
Actitud:
Por muy aferrados que los tenga, puedo mejorar mis viejos hábitos de gestión del tiempo tomando conciencia sobre ellos y diseñando un plan de cambio que incorpore nuevos hábitos más productivos.
Acción:
Realizo un inventario del uso de mi tiempo e identifico qué hábitos están interfiriendo la consecución de resultados positivos. También clasifico las acciones que realizo de acuerdo con la importancia de los beneficios que me aportan (tangibles e intangibles) para poder determinar cambios.
A partir de esta Actición®, mi recomendación es que, inicialmente, establezcas cambios pequeños. Estas son algunas sugerencias de cambios muy sencillos pero tremendamente productivos, que puedes empezar a realizar de forma inmediata.
1) Por ejemplo, puedes analizar qué hábitos tienes para planificar el día. Contesta a estas preguntas: ¿Haces una lista con las cosas más importantes a realizar cada día? ¿Cómo haces la lista, mentalmente o por escrito? ¿Estableces algún tipo de prioridad a cada una de las tareas de tu lista? El nivel básico de planificación de día consiste en hacer una lista por escrito en la que a cada tarea se le asigne una prioridad. Comienza por perfeccionar este nivel básico para continuar hacia otros niveles superiores.
2) Para medir tu progreso y siempre que hayas puesto por escrito tu plan, ¿haces balance de lo que has hecho y lo que ha quedado por hacer? Al igual que en una contabilidad simple se hace balance de ingresos y gastos, tú puedes hacer el análisis del nivel de cumplimiento que has conseguido en tu plan. A esto se le llama hacer el “cierre del día”. Al hacerlo obtienes varios beneficios. Vas a tener información sobre lo que te ha podido quedar pendiente para que pueda ser planificado de nuevo, pero lo más importante es que vas a poder analizar las causas que han motivado cualquiera que sea tu balance, positivo o negativo. Si el balance ha sido negativo, podrás identificar los obstáculos que han impedido que cumplieses con tu plan para buscar soluciones. Si ha sido positivo, podrás identificar qué soluciones has dado a los problemas que te hayan surgido para seguir aplicándolas.
3) También puedes analizar qué hábitos tienes para mantener en orden tu lugar de trabajo ¿Sueles dedicar, frecuentemente, más tiempo del necesario a buscar algún documento? Antes de finalizar tu trabajo, ¿ dedicas diez minutos a ordenar y archivar los documentos con los que has trabajado? Para responder a esta pregunta piensa que ahora tienes dos escritorios, tu mesa y tu ordenador.